1)撰写会议通知,将会议日期、地址、议程、中心议题、参加人员等述说清楚。
(2)同时采用文件通知和电话通知两种方法,确保每一个要求参加人员接到通知,及时参加会议;对需要在会上发言的人员则要强调须准备发言材料。
(3)布置会场,如音响、标语、茶水的准备等,如果会议需要住宿和餐饮,则还需要与有关方面协调,包括就餐人员的桌次、住宿的房间号都事先做好安排。
(4)座次安排,打印与会人员会议座次表,该表在会议召开报到时发给与会人员;停车安排,到会时说明车辆停放位置。
(5)会议接待:发放有关文件,做好引导和服务工作。
